【新社会人向け】会社の忘年会や歓送迎会で幹事を任された場合の司会の進行方法と手順について

どうも、喋りが苦手なアラササラリーマンです。

あなたは会社の忘年会や歓送迎会等の幹事をしたことをありますか？

うまく回ってこない人もいるかもしれませんが、誰しもが必ず避けては通れない道ではないでしょうか？

私も入社１年目に、部署の忘年会の幹事や異動になった人の送別会の幹事などを経験しました。

正直、学生時代に自ら幹事をしていた人は特に問題はないかもしれませんが、私は進んでやるタイプでもありませんでしたので、正直、幹事をすることは緊張とプレッシャーが半端なかったです。

まぁ、周りはそんなことを思ってもいないでしょうけど(笑)

やっぱり、何を言うかあらかじめ決めておかないと、当日みんなの前でフリーズしてしまう事態になってしまったら大変です。

テキパキとスムーズに進行をすることで、上司や同僚から「やるじゃん、こいつ～！」と思われるようにこれから「会の進行の手順」と「話す内容（定型文含め）」を順を追って説明したいと思います。

そもそも、まず、何をしたら良いの？

私も正直、そのレベルでしたので、安心してください(笑)

会を開く前にしておくこと

参加者の出欠の確認

まずは、参加者の出欠の確認になります。

今回は、２０～３０人程度のそれなりの人数で忘年会を行うという設定で説明していきます。

参加者は、会社の人のみ（部署＋他部署の人を招待）という設定です。

エクセル等を用いて、会の候補日、出欠の確認の表を作成する

まず、決めないといけないのは、「何月何日」の何時に、「〇〇人」が参加するということを確定しておかなければなりません。

そこで、エクセル等で出欠表を作り、社内にメールで確認を取る方法が効率が良いのではないでしょうか。

全員にメールを送り、返事を貰うのを待つのは人が増えれば増えるほど、幹事の負担が増えてしまいますし、レスポンスも悪い気がします。

エクセル(ショートカット等で共有)ですと、記入する側も周りの人の希望日等の状況を確認出来ますし、幹事側も周囲がエクセル内にデータを希望日を入れていくので、レスポンスも向上すると思います。

結果、参加者側にも幹事側にもメリットであると感じます。

日時だけ決めてしまう

私はあまりおすすめしませんが、役員や部長クラスといった主要メンバーの空いている日を確認し、あらかじめ日程を指定してしまうというやり方もあります。

これであれば、幹事側は日時の確認がいらないので非常に楽ですが、あまり良いやり方ではないのかなと感じます。

誰の為の忘年会や歓送迎会なのかなと思いますし、バランスのいい決め方をするべきかなと個人的には思います。

ただし、サラリーマンの場合、そういったことも言えないような状況の企業もあると思いますので、会社の社風？を考えた上で、周囲の先輩社員の意見を聞いたうえで、判断してください。

 

これで、日時と参加者は決まりましたので、次は会場を押さえましょう。

会場を押さえる

会場は、１０人以下であれば、空いていると思いますが、シーズンですと２０～３０人の予約は意外に予約できなかったりするので、時間に余裕をもって会場を押さえてください。

私は１か月前くらいから動き出していましたが、その場合は特に問題はありませんでした。（※都会や有名な会場であれば、もっと前からの場合もあるかと思います）

１週間前とかだと場合によっては会場押さえに苦労する可能性がありますので、早め早めを心がけてください。

お店を押さえるときに考慮する点

・駅に近いかどうか

お酒も入るわけですから、代行もありますが、車ではなかなか行く人は少ないはずです。

あまりに駅から離れていたら行き帰りがとてもしんどいです。

出来るだけ、駅から近い徒歩圏内のお店を予約してください。

いくら美味しそうなお店だからといって、くれぐれも徒歩２０分なんて止めましょう(笑)

・お店選び（料理やお酒の品揃え）

私は、正直その辺のチェーン店でも全然かまわないタイプです(笑)

しかし、中にはチェーン店は嫌だという人もいたり、お酒の品揃えにうるさい人も多いと思います。

上司や先輩に過去にどういったお店で会を行ったかリサーチしたり、意見を貰ったうえでお店選びをすることで文句を言われる可能性がグッと低くなるのではないでしょうか。

また、個人でやっているお店の場合、３０人の団体はそもそも受け付けられない！というところもあるので、人数がそれなりに多い場合は、あらかじめ確認しておくべきです。

・定員に少し余裕を見ること

よくあるのが、当日のキャンセルや当日に急に参加者が増えることが多々あります。

幹事側からしたらふざけるなよ・・・と思いたくなるものです。

そのため、減る場合は何とかなりますが、増えた場合はお店が狭ければ致命傷です。

少し増えても問題ないように、電話で何人までテーブルに座れるか事前に確認しておくと、いざ増えてしまったときに対応できると思います。

・２時間のコースを予約

あまりにだらだらと会を行っても仕方がないので、私は２時間コースを予約して、１次会は締める形を取っています。

会社や人数によっては、長い間するのかもしれませんので、先輩社員に過去はどうしているのか確認するもの一つの手かと思います。

 

これでようやく、会の「日時」、「参加人数」、「お店」が決まりました。

参加者へメールやポスターで日時の配信をする

日時やお店が決まりましたので、参加者へ連絡してください。

連絡方法は「メール」が一番ベターかと思います。メールがないようなところでは、「ポスターの掲載」で良いのではないでしょうか。

また、最近はお店の名前と住所さえ知らせておけば、スマホでGoogle Map等を使って勝手に目的地まで行くと思いますが、年配の方はわからない人もいますので、念のため、地図を添付しておくようにすると親切だと思います。

また、前日にリマインドメールを送っておくと、なお親切かなと思います。

 

さて、これで後は当日を迎えるのみとなりました。

まだ会を開いていないのにもかかわらず、けっこうしんどいと思います(笑)

準備って大変ですよね・・・。

１人で準備できない方は、先輩等に頼ってみましょう。さすがに大半の人は、手伝ってくれると思います(笑)

当日の進行について

さて、いよいよ当日になりました。

幹事ですから、参加者より早めに会場に行っておくことをおすすめします。

私は、渋滞に巻き込まれ、幹事にもかかわらず、遅刻してしまったという情けない経験があります(笑)

参加費の徴収

同じ会社の人であれば、会が始まる前に会社で参加費を徴収しておくことも出来ますので、ここはやりやすい方を選択してください。

あまりに人が多いと、お店で混乱してしまうので、参加人数との兼ね合いもあるとは思います。

ここからは、お金も徴収したので、会が始まります。

一番、下座に座り、全員の飲み物を注文する

席は絶対に上座に座ってはいけません(笑)

上座とは：偉い方が座ります。または、会の主賓が座ります。

場所的には、入り口から一番奥になります。

下座とは：基本的には幹事が座ります。

席の位置は入り口に一番近い席になります。

ここで、間違って一番奥に座っていたら全員からツッコミを食らうことになりますのでご注意を(笑)

人数が揃っていることを確認したら飲み物を注文してください。

基本的にビールの方が多いような印象がありますので、「ビール以外の方？」と聞いて、その方々だけを覚えて、残りはビールとすれば、注文がスムーズにいくと思います。

ただし、女性が多い部署の場合はそのようにはいかないかもしれませんし、年代によっても異なるのであくまで参考程度としてください(笑)

飲み物が全員に行き渡ったことを確認し、開宴のあいさつ

全員に飲み物が行き渡ったか、声を出して、確認してください。

問題なければ、その場に立って挨拶をしてください。

まずは、開宴のあいさつになります。

はじめのあいさつは、参加者の中で「一番偉い方(役職が高い人)」に依頼してください。

当日に依頼するのではなく、あらかじめ依頼しておき、会当日の朝にでも「今日はよろしくお願いします」と再度伝えておくのがベストです。

以下、定型文です。アレンジしながら使ってみてください。

今回は部長が一番偉い出席者と言う設定です。

部長の挨拶が終了しました。

続いては、乾杯のあいさつです。

乾杯の挨拶

私は、面倒くさいので、はじめの「挨拶」と「乾杯」は同じ人に毎回依頼しておりました。

同じ人であれば、ここで幹事が司会進行をする必要がありません(笑)

別に同じ人でも構わないと思いますが、別々に依頼しなければいけない会社の方は、「３番目に偉い方」に依頼してください。

こちらも事前に挨拶をお願いすることをきちんと伝えておいてください。

別々の場合は、挨拶が終わったら、以下のように進行してください。

無事に乾杯が済んだので、幹事は少し肩の荷が降りたかと思います。

でも、安心して休んではいけません。

周りの見渡して、お酒がちゃんと入っているか、料理は来ているか、きちんと確認してみてください。

幹事だと、あまりご飯を食べる時間がないですが、うまく時間を見つけて食べてください。

 

主賓の方(送別者等)の挨拶（主賓がいる場合）

必ず、主賓がいるかは分かりませんが、いる場合は、２時間コースで取っている場合は、ちょうど１時間くらいのところで、一旦挨拶をして貰ってください。

送別の花や記念品の贈呈が先か後かあると思いますが、まぁどちらでも良いと思います。

挨拶が終わったタイミングにでも、渡せば良いかなと思います。

主賓の挨拶は以下のように進行して下さい。

これで、しばしご歓談を頂き、１時間後にはちょうど２時間が経過します。

このあたりで、ちょうど締めの挨拶となります。

締めの挨拶

締めの挨拶は、「２番目に偉い方」に依頼してください。

こちらもあらかじめ、事前に依頼するようにしてください。

締めの挨拶の司会進行は以下のようになります。こちらもアレンジしながら使ってみてください。

会の終了

無事に挨拶も終わり、これにて宴会は終了となります。

ここでやっと幹事の方は、気が楽になったのではないでしょうか。

寝ている方を起こしたり、忘れ物が無いか確認してください。

結構みんなお酒が入り、忘れ物が多いような気がします。

中には靴を履かずに帰った人もいました(笑)

簡単ですが、以上のような流れで進行すれば無事に終えることが出来ると思います。

また、お酒が入っているので、必ずしもこの流れで行かないことも多々あります。

周りの先輩もフォローしてくれると思いますので、準備だけは前もってしておけば必ず無事に成功させることが出来ると思います。

けっこううまく進行できるか周りの人は見ていたりもします。

社会人・新入社員にとっては、ビッグイベントではあると思いますが、うまく切り抜けてください。

成功を祈っています。

それでは！