2020/09/29
どうも、アラササラリーマンです。
ビジネスメールを送る際に、使ってはいけないフレーズってあると思いますが、色々あると思いますがあなたは分かりますか？
新社会人となる新入社員向けの記事ではありますが、私は、全世代に対象だと思います。
なぜなら、私も未だに分かっていないことが多々ありますし、４０～５０代のベテラン社員でさえ間違った使い方をしている人がいるので、そういった方も含めて対象であると考えています。
それでは、早速ですが、ビジネスメールで見られる、よくある間違いをどんどん紹介していきたいと思います。
あなたもメールの正しい書き方を身に付けていきましょう。
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Contents
ビジネスメールを使う上で間違ったフレーズ、使い方
間違った使い方の事例は山ほどあると思いますが、代表的なものを紹介していきたいと思います。
各位様 御中様 各位御中
メールの冒頭で使う言葉ですが、正しくは「各位」、「人事部御中」です。
基本的に複数人の方々へ送る際に、「皆様」に当たる言葉になります。
「各位」だけで充分ですし、「部署＋御中」で問題ありません。
わざわざ「様」を付ける必要はありません。
取引先の方で「〇〇部各位御中様」というとんでもない合わせ技をしている方がいましたので、お気を付けください
〇〇殿
殿はたまに使う人を見ます。
別に殿自体を使用することは間違っていることではありません。
ただし、「目上の人が目下の人に対して使う言葉です」。
例えば自分の部署の上司が、新人に対して、〇〇殿と使うのはOKですが、反対の場合は失礼にあたります。
そんな心配をしなくてもいいように、「様」で統一しておけば良いと思います。
〇〇社長様 〇〇課長様
これも非常によく見かけます。
様を付けとけばより丁寧だ。ということで付けているのだと思いますが、社長や課長という「敬称」に対して「様」を付ける必要はありません。
どうしても付けたい場合は、
「〇〇株式会社 〇〇支店 営業課長 〇〇様」
のようにすれば問題ありません。
ご苦労様です
これは私の取引先の方が私に送ってきたフレーズです。
そこまで気にする必要はないのかもしれませんが、「いつもお世話になっております」とかのほうが無難な気がします。
「お世話様です」を使う方もいますが、「ご苦労様です」と同じで受け取る人によっては失礼と感じる人もいるかもしれません。
「いつも大変お世話になっております」、「いつもお世話になっております」、「お世話になっております」の３つのどれかで良いと思います。
初めて、メールでコンタクトをとる方に限っては、今までお世話になっていないので、「初めてメールいたします」、「今後お世話になります」が良いのではないでしょうか。
御社、弊社、貴社、当社
これは就職活動をする際に、みなさん、覚えられたのではないでしょうか？
私は、それまでよく分かっていませんでした(笑)
まず、メールでは「貴社」以外は使用しません。
「御社」は、口語で使います。一番使うのは、就職活動の面接にて、「御社を志望した理由は～」っていうやつです。
「貴社」は、文章中で使います。ですので、「貴社」を使うとだけ覚えていれば問題ありません。
ちなみに、「弊社」と「当社」は自分の会社を表す言葉です。
「弊社」は、社外に対して用いる言葉です。
営業さんが来客先に対して「こちらが弊社のパンフレットになります」と言ったりします。
中には外部へのプレゼンの際に「当社」を使う方もいるように思います。
強気にアピールしたい場合に意図的に使用している方もいるように感じますね。
「当社」は通常は、社内（身内）に対して使う言葉です。
会社の会議内で、
「当社」の〇〇の製品についてですが～
とかですね。
使い方を間違えると恥ずかしいので覚えておいてください。
了解しました
一番目に思い浮かぶのはこの「了解しました」です。
これが私の印象では間違いNo.1フレーズだと思います(笑)
了解です！とか口語ではよく使う言葉なので問題ないと思っている人が結構いると思いますが、ビジネスメールでは少しフランクな印象を受けます。
使うならば、「承知致しました」がベターではないかと思います。
社内でも先輩、上司からのメールに対しても同様です。
大丈夫です。OKです。
これもそこそこ見かけます。
先方からの確認で、「〇〇でいいですか？」という問いかけに対して「大丈夫です」と回答する方をたまに見かけます。
なかには「OKです」と言う方も(笑)
「問題ございません」が一番ベターかと思います。
〇〇は出来ません！
出来ませんとメールが来ると、人によってはイラっとすると思います。
優しく、「致しかねます」を使う方が良いです。
すいません
すいませんは口語では日常的に使用していると思いますが、正しくは「すみません」です。
また、すみませんは「感謝」と「謝罪」の意味があります。
謝罪の場合は、「申し訳ございません」がベターではないでしょうか。
なるほど
これも目上の方には失礼な表現です。
なるほどが口癖のように連発する人をたまに見かけますが、「おっしゃるとおりです」が無難ではないでしょうか。
どうしますか
この言葉も、相手への確認のために頻繁に使う言葉だと思います。
「いかがいたしますか」と伝えるのが無難ではないでしょうか。
本日はお休みをいただいております
これは私は未だに電話でもメールでも言っているような気がします。
正解は「本日は休みを取っております」だと思います。
なかなか言葉って難しいですよね・・・。
ご教示願います ご教授願います
「勉強不足で申し訳ございませんが、ご教授願います。」というメールもよく見かけます。
「ご教示願います」は、やり方や、手段などを教え示すことをお願いするという意味で使われます。
簡単に言うとどちらも「教えてください、アドバイスください」という意味合いなので、間違いではありませんが、
違いは、「ご教授」は何かを専門的にされている方に問うときに使うべきです。
そのため、何かのやり方、手段でしたら「ご教示」で問題ありません。
そのため、下手にへりくだって「ご教授」くださいを使うと場合によっては失礼にあたります。
使い分けにご注意ください。
送らさせていただきます
PDFを送らさせていただきます。と使う方も結構います。
「さ」を抜いて、「送らせていただきます」で問題ありません。
確認してください
資料を確認してください。これももっと良い表現があります。
聞いたことがあるフレーズだと思いますが、「ご査収ください」が良いと思います。
二重敬語や過剰敬語
いわゆる「二重敬語」です。苦手な人も多いのではないでしょうか？
これは、私も本当に苦手です。。。未だに分かっていません(笑)
「ご覧になられましたか」は、「ご覧になりましたか」
「お承りました」は、「承りました」
「お越しになられる」は、「お越しになる」
「お伺いいたします」は、「伺います」
「ご説明させていただきます」は、「ご説明いたします」
「書かさせていただきます」は、「書かせていただきます」
「よろしかったでしょうか」は、「よろしいでしょうか」
他にもたくさんあると思いますが、出来ていない人は、私を含めて国語の勉強からやりなおしです(笑)
主に電話対応等の口語ではなく、「ビジネスメール」での使い方について紹介していきました。
正しい、言葉でメールを利用できると良いですね。
それでは！
