2020/09/29
どうも、文章を書くのが苦手ながら頑張っているアラサーサラリーマンです。
新社会人となった新入社員の方や若手社員向けの話しになりますが、会社で業務メールを社外や社内の人に送る際にどのように書いて送ったらいいか分かりますか？
最初、私はどのように送れば良いか全くわかりませんでした。
書き方なんてわからねーよ！ってのが本音でした。
一番よくあるパターンは先輩社員のメールとかを見て、「あぁ、こんな感じで送っているのか。。」と周囲の先輩を見て、覚えていくのが多いのかなと思います。
でも、必ずしも教えてくれるとは限りません。中には、そんなこと教えるまでもなく、当然のことだろ！とか言ってくる上司もいるかもしれません。私も上司に教わっていないような・・・・。
そのため、会社のやり方や会社の業界によって多少異なることはあるかと思いますが、私が普段使っているメールの定型文について紹介していきたいと思います。
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メールを送る前の基礎知識
To、CC、BCCって何？
まず、どのメールもメールＢＯＸを開いたらTo、CC、BCCと表示されると思います。
「BCCってなんだよ！」。これがパソコンを開いた入社初日の私でした(笑)
そんなの常識だよ！って方は良いのですが、私みたいな人も結構いると思います。優しく教えてください(笑)
今回は、５人の人に同時に送ると仮定します。
内容はAさんに今日の日報をメールで送付するというシチュエーションです。
関係者は、Aさん（教育係）、B、Cさん（部署の上司）、D、Eさん（どんなメールを送るか見たいと言ってきた同期）になります。
ちょっと無茶な設定ですが、この時のパターンで説明します。
Toとは
メールを送りたい人に対して、Toで送ります。この場合はAさん（教育係）にメールを送ります。
CCとは
CCとは関係者への情報共有のような形ですね。同じメールが届きます。
ここでは、Aさんに送ったメールの内容をB、Cさん（部署の上司）にも知ってもらうために、直接のメール先ではないので、CCを付けてメールを送ります。
そうすると、B、Cさんは、「新人はAに今、こんなメールを送ったんだな」と把握できます。
BCCとは
BCCは使う機会はそう多くないですが、便利な方法です。
ここでは、新人の同期であるD、Eさんがどんな風にメールを送っているか見てみたい！
でも、先輩にバレルのは嫌だな・・・と言う場合に使えたりします。
何故ならば、新人がD、EさんをBCCでメールを送るった場合、A、B、CさんはD、Eさんにもメールを送られているということが分からないようになっています。
これは便利ですね！
実際によく使われるパターンとしては、社外の人とやり取りしているときに、社内の関係者（先方と面識が無い場合など）をBCCで合わせて送ったりします。
他には、不特定多数にメールを送る際に、誰に送ったか分からないようにしたい場合は、全員をBCCにすれば誰に送ったか分からないようになります。
人事総務関係の部署の方とかはこういった使い方をしているイメージです。
続いては、件名です。
件名
件名は人によって癖が出やすいような気がします。
正解はないとは思いますが、何点か気を付けるべきことを紹介していきます。
件名だけで何の話か分かるようにする
例えば、新人が日報（業務報告書）を先輩に提出する際のメールの件名を例に挙げると、
例１）日報の件
例２）〇〇〇様 〇〇月〇〇日〇〇の日報を書きましたのでメールしました！
私は例１）で十分な気がします。シンプルですが、新人が自分に対して「あ、今日の日報を送ってきたのか。」と件名だけで判断できます。
例２）のように、件名は説明の文章を書くところではありませんので、気を付けてください。
一番は、件名でどのような内容のメールか分かれば良いと思います。件名が無駄に長すぎる人もいますが、うまく要約することが大事だと思います。
ワンポイントテクニック
上司や取引先等のレスポンスが悪い場合は、メールが多すぎて見逃しているかもしれません。
そういったときは、【】を付けることでだいぶ印象が変わりますし、私も上司のレスポンスは良くなりました。ただし、本当に重要な際に使用し、多用は厳禁です。
例）〇〇のクレーム報告書のご確認のお願い
例）【重要】〇〇のクレーム報告書のご確認のお願い
続いては、宛名です。
宛名
社外の場合
宛名は下記が一般的かなと思います。
「会社名」、「部署名」、「名前」です。私は社外の場合は、頂いた名刺に書いてある通りに、送るようにしています。
例）〇〇株式会社 〇〇支店 〇〇様
中には、〇〇様だけでやり取りしている人も多くいます。
それでも私は、きっちりやっていたほうが相手や周囲への印象は良いかと思います。
中には凄く気にする方もいると思いますので。
相手に役職がある場合
これも、悩みどころですよね。未だに人によってバラバラな気がします。
例）
営業一課 課長 〇〇様
営業一課 〇〇課長
営業一課 〇〇課長様
上２つは問題ないと思うのですが、「役職＋様」の使い方はあまり良くないと思います。
より丁寧にしようとして使う方がいるように感じます。
私は、一番上の「部署名」＋「役職」＋「名前＋様」もしくは、「部署名」＋「名前＋役職」でメールをしています。
会社によってもルールはあると思うので、一番良さそうなものを選択して使ってください。
社内の場合
社内は会社によっても違うので、何とも言えませんが、例を挙げていきます。
例）
〇〇様
〇〇さん
このどちらかかなと思います。会社の方針で社長であろうと「様」を使わずに社内はさん付けにしましょう！なんてところもよく聞いたりしますよね。
風通しの良い会社づくりの一つとしては有りだなと思います。なんか一気に身近になった感じはしますよね。恐れ多いですが(笑)
複数や部署宛に送る場合
複数の人へ送る際は、２～３人であれば
〇〇様、〇〇様、〇〇様
でもよいかもしれませんが、それ以上になる場合は、
「各位」、「〇〇各位」、「関係者各位」等で送る方はベターかと思います。
また、個人ではなく、部署宛にメールを送る際は、
〇〇様ではなく、「〇〇御中」でメールを送ってください。
私は、就職活動時に会社の人事部にメールをする際に、初めて「御中」であることを知りました(笑)
それまで使うことがないですからね。。
本文の書き方
さぁ、ようやく本文の書き方です(笑)
本文もなかなか人によって書き方は違いますし、会社や業界にによってもそれぞれ癖があると思うので、一概にはどれが正しいとは言えませんが、一般的な方法を紹介していきます。
一番大事なことは「長く、つらつらと書かない」、「相手に分かりやすくする」ことが大事です。
ついつい、この情報も書かないと！と思い、無茶苦茶長い文章になったりします。
もし、あなたが長い文章の書かれたメールを受け取ったらどう思いますか？
読む気を無くすのではないでしょうか(笑)
特にビジネスメールなので、文字に「色付け」、「？」、「！」などの強調が使えないため、工夫はなかなか難しいです。
下記のことを意識してメールを作成してください。
・物事を正確に伝えるために、５W３Hを意識した文章にする。
Who（誰が）、Where(どこで)、When（いつ）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）
・適当な改行をおこなう
ずっと改行をしないと非常に読みづらくなります。
・結論を先に述べる。（絶対ではないが）
これらを意識した上で書いていけば、特に大きな問題はないように思います。
スタートからきちんとしたメールを送ることで、周囲の人にこの人はきちんとしてる人と言う評価も得られるので、しっかりしましょう。
メールの定型文
例）〇〇（社外、社内）へ 〇〇（見積書等）のメールをする場合
〇〇株式会社 〇〇支店 〇〇様 （宛名は社外、社内、役職等気を付ける）
いつもお世話になっております。 （一般的な挨拶）
～内容～ （改行、文章の構成に注意）
よろしくお願いいたします。 （結びの挨拶）
このような文章の構成で、意識して書いていけば相手に伝わりやすい文章になると思います。
一般的な挨拶は「いつも大変お世話になっております」から「いつも」、「大変」を入れるか入れないか自分の好きな定型文にすればよいと思います。
結びの挨拶は、「恐れ入りますが、宜しくお願い致します。」、「何卒宜しくお願い致します。」、「何卒よろしくお願い申し上げます。」、「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」、「今後ともよろしくお願いいたします。」などなどこちらも自分で定型文を決めてしまえばよいと思います。
これらの定型文は、メールの機能で「署名」と呼ばれるものがあります。
署名とは、メールを新規作成をする場合に、あらかじめ作っておく「ひな形」のことです。
署名には、「自分の会社名」、「部署名」、「名前」、「会社住所」、「メールアドレス」、「電話番号、FAX番号」などを入れておきますが、合わせて、「メールのあいさつの定型文」も入れておくと、メールを新規で作成するときに非常に楽なので初めのうちに設定しておいてください。
以上が初めてビジネスメールを送る際のやり方になります。是非、参考にしてみてください。
新入社員で少しでもロケットスタートを切れるように頑張りましょう！
それでは！
